Eno najpomembnejših področij v vsakem podjetju je nedvomno računovodstvo. In znotraj tega je upravljanje računov eno od orodij, ki pomaga ohranjati nemoteno delovanje. Kaj pa pravzaprav je upravljanje računov?
V tem članku vam želimo približati to dejavnost in vam dati posebna orodja, da jo boste lahko popolnoma razumeli. Ali gremo z njim?
Kaj je upravljanje računa
Kot smo omenili na začetku, je upravljanje računov pravzaprav ena od računovodskih dejavnosti. Njegov cilj je organizirati in kategorizirati informacije, povezane z računovodstvom oziroma natančneje s finančnimi zadevami. Vse to pomaga zagotoviti dobro upravljanje premoženja , izboljšati likvidnost in prodajo ter preprečiti neravnovesja ali nastanek kriz.
Z drugimi besedami, računovodstvo je odgovorno za nadzor vseh finančnih vidikov podjetja, da se lahko sprejemajo ustrezne odločitve. To pomeni, da spremlja plačila, dolgove in prihodke za vse poslovne dejavnosti . Če je vse zabeleženo, se lahko oseba, ki upravlja računovodske izkaze, zanese na podatke in ugotovi, ali podjetje dobro posluje ali ne.
Dva bistvena elementa
Pri upravljanju računov je treba upoštevati dva pomembna vidika. To sta:
- Bilanca stanja. V njem boste našli tako premoženje, torej dobrine, ki jih podjetje ima; kot obveznosti, ki bi bile dolgovi, ampak tudi premoženje družbe.
- izkaz poslovnega izida. V njem lahko najdete elemente, kot so stopnja zadolženosti podjetja, težave z izterjavo ali celo na drugi strani koristi, ki jih dosega.
Kdo izvaja vodenje računa
Čeprav se računovodski strokovnjaki ukvarjajo z upravljanjem računov, bi morala biti temu namenjena posebna vloga: vodja ključnih strank. Ta oseba je odgovorna za upravljanje, spremljanje, predvidevanje, načrtovanje in celo sprejemanje odločitev na podlagi finančnih rezultatov.
Poleg tega je ta oseba odgovorna tudi za vzpostavljanje odnosov s strankami. Zato je ta vloga običajno zaupana ključnim strankam, čeprav jih morajo včasih obravnavati vse.
Poleg teh funkcij ima upravitelj ključnih strank še več:
- Povežite se z drugimi oddelki podjetja in izboljšati komunikacijo. Tako postane vodja preostalih področij, ki tvorijo timsko vodenje.
- Povečajte prodajo in dobičkonosnost podjetja. V tem primeru govorimo o delovanju blagovne znamke.
- Sledite razvoju podjetja.
- Poglobljeno poznajte trg. Pa ne samo trenutnega, ampak se zavedati tudi sprememb, ki lahko napovedujejo spremembo ali preobrat na trgu (biti nanj pripravljen).
Kako se prijaviti
Želite učinkovito upravljati svoje račune? Tukaj je nekaj nasvetov, ki jih morate uporabiti za dosego tega cilja:
Imejte specializirane strokovnjake
Vodenje računa je, kot ste videli, funkcija vodje ključnih strank, saj je ta oseba tista, ki je preučevala to temo in bi vedela, katere so njihove naloge in kako jih opravljati.
Zato je naš prvi nasvet, da se zanesete na specializirane strokovnjake , ki imajo znanje o tej temi, pa tudi veščine na področju odnosov s strankami, računovodstva in poslovne administracije itd.
Spoznajte svoje podjetje
Morda se zdi neumno, vendar ni. Včasih, ko imamo toliko stvari za razmišljati o podjetju, pozabimo na vse, kar imamo, in šele ko naštejemo vsa sredstva in obveznosti, ki jih imamo, se zavemo realnosti.
Vendar pa vam poznavanje podjetja od znotraj navzven ne bo koristilo, če ne boste upravljali računovodstva. V tem primeru bo moral imeti odgovorni strokovnjak te podatke, vedeti, ali so točni ali ne, in jih biti sposoben organizirati in razvrstiti, da bi povečal njegovo dobičkonosnost.
Izberite ključne račune
V tem primeru govorimo o strankah. In niso vse stranke enako vredne. Nekoga, ki materiale kupuje le občasno, ni mogoče primerjati z nekom, ki nakupuje vsak dan in opravlja večje nakupe.
Za te račune (in te stranke) je treba zelo skrbeti, saj je del dohodka, ki vstopi na račun, dolg njim, zato bo komunikacija s temi ljudmi, pa tudi obravnava, veliko bolj izbrana od drugih, ki komaj prispevajo k podjetju.
Pravzaprav bi te račune moral voditi vodja ključnih strank.
Ustvarite sistem za beleženje in sledenje vseh opravljenih transakcij
Tako prodaja kot prihodki, plačila itd.
Tako zagotovimo, da se nič ne izgubi. Vendar to ni samo stvar računovodstva, temveč vključuje tudi druge oddelke v podjetju. Na primer, prodajni oddelek bo moral beležiti vse transakcije. Pri tem se bodo te posredovale oddelku za terjatve (saj je cilj, da vsi uporabljajo isto programsko opremo). Oddelek za terjatve je odgovoren za preverjanje podatkov in zagotavljanje uravnoteženosti. Če se ugotovijo neskladja, morajo raziskati, kaj se je lahko zgodilo, in odpraviti napako.
Iščite izboljšave
Tudi če mislite, da imate vse pod nadzorom, je vedno prostor za izboljšave. In to je mogoče doseči z upravljanjem računa. Če torej ohranite to možnost odprto, vam lahko to pomaga izboljšati ali celo razširiti vaše podjetje.
Kot lahko vidite, je vodenje računa eden najpomembnejših delov računovodstva. Ste jo poznali?