Obvezno elektronsko izdajanje računov med podjetji in strokovnjaki ni več le projekt: njegov pravni okvir je praktično določen in čas se izteka. Če ste lastnik malega ali srednje velikega podjetja (MSP), ste samozaposleni ali vodite veliko podjetje, bo tisto, kar bo odobreno v prihodnjih mesecih, nedvomno spremenilo način izdajanja računov.
Čeprav točen datum za popolno uveljavitev še ni določen , kraljevi odlok o izvajanju zakona Crea y Crece, osnutek predpisov, odložitev programa Verifactu in standardi programske opreme za boj proti goljufijam določajo dokaj jasen časovni načrt. Priporočljivo je, da to spremljate, da ne bi zamujali, in predvsem, da to reformo izkoristite kot priložnost za avtomatizacijo in nadzor nad izterjavami in plačili.
Pravni okvir za obvezno elektronsko izdajanje računov med podjetji
Temelj te spremembe je Zakon 18/2022 o ustanavljanju in rasti podjetij (Zakon o ustvarjanju in rasti). Ta zakon posplošuje uporabo elektronskega izdajanja računov v transakcijah med podjetji in strokovnjaki, torej v sektorju B2B, s ciljem zmanjšanja zamud pri plačilih in izboljšanja sledljivosti plačil.
Zakon o ustvarjanju in rasti je obveznost vključil v člen in končno določbo , vendar je skoraj vse praktične podrobnosti pustil v čakanju na regulativni razvoj: formate, platforme za izmenjavo, sporočanje statusov računov in natančen časovni načrt izvajanja.
Ta razvoj je določen v kraljevem odloku 238/2026 z dne 25. marca , objavljenem v Uradnem listu (BOE) 31. marca 2026. Ta kraljevi odlok razvija obvezni sistem elektronskega izdajanja računov med podjetji in strokovnjaki ter spreminja uredbo o izdajanju računov, ki jo je odobril kraljevi odlok 1619/2012.
Cilj kraljevega odloka je opredeliti tehnične in informacijske zahteve sistema elektronskega izdajanja računov B2B v Španiji ter pogoje, ki jih morajo izpolnjevati zasebne platforme in javna rešitev za elektronsko izdajanje računov, ki jo bo upravljala državna davčna uprava (AEAT).
Poleg tega je besedilo usklajeno z drugimi ključnimi deli novega ekosistema izdajanja računov: zakonom o boju proti goljufijam 11/2021 , modelom certificirane programske opreme za izdajanje računov in prostovoljnim sistemom Verifactu, ki sicer napreduje vzporedno, vendar ima drugačen poudarek in svoj časovni načrt.
Kdaj začne veljati kraljevi odlok in kakšna je njegova dejanska uporaba?
Kraljevi odlok 238/2026 začne veljati dvajset dni po objavi v Uradnem listu države . Vendar to ne pomeni, da morajo od tega dne naprej vsa podjetja izdajati elektronske račune v transakcijah med podjetji: njegova učinkovita izvedba je odložena in pogojena z dodatnimi koraki.
Uredba se nanaša predvsem na ministrsko odredbo (OM) ministrstva za finance , ki bo opredelila bolj tehnične vidike rešitve za javno izdajanje računov in informacije, ki jih je treba predložiti španski davčni agenciji (AEAT). Dejanski seznam obveznosti začne veljati, ko ta odredba začne veljati.
Roki so za obveznost elektronskega izdajanja računov običajno določeni na 12 in 24 mesecev od začetka veljavnosti ministrske odredbe , za obveznost poročanja o statusu računov pa na daljše obdobje (36 in 48 mesecev v nekaterih prehodnih režimih).
Vlada pričakuje, da bo ta ministrska odredba objavljena pred 1. julijem 2026. Če bo ta rok izpolnjen, bodo obveznosti za velika podjetja začele veljati okoli leta 2027, za druga podjetja pa v letu 2028, čeprav bo treba natančne datume potrditi, ko bo ministrska odredba uradno objavljena.
Uradni urnik implementacije B2B glede na velikost podjetja
Splošna prilagoditvena shema, ki je že vključena v kraljevi odlok in najnovejše osnutke, se uvaja postopno in se osredotoča na obseg poslovanja v preteklem koledarskem letu, izračunan v skladu s 121. členom zakona o DDV.
Glavni mejniki za obveznost izdajanja in prejemanja elektronskih računov med podjetji in strokovnjaki so naslednji:
- 12 mesecev Od dneva začetka veljavnosti ministrske odredbe: obveznost za podjetja in strokovnjake s prometom, ki presega 8 milijonov evrov na leto.
- 24 mesecev Od datuma začetka veljavnosti ministrske odredbe: obveznost za preostale lastnike podjetij in strokovnjake, vključno z večino malih in srednje velikih podjetij ter samozaposlenimi.
V nekaterih prejšnjih osnutkih so bile uporabljene nekoliko drugačne reference (na primer izračun eno leto po objavi odredbe o upravljanju), vendar končna shema v bistvu vključuje eno leto za velika podjetja in dve za preostala , šteto od začetka veljavnosti navedene odredbe.
Če bo objava ministrskega odloka potrjena pred 1. julijem 2026, bodo okvirni roki, ki jih bo sektor upošteval, naslednji:
- Julija 2027Podjetja s prometom, ki presega 8 milijonov evrov, bi morala začeti izdajati in prejemati elektronske račune med podjetji.
- Julija 2028Obveznost bi se razširila na preostala podjetja in strokovnjake.
Pomembno je razumeti, da od teh datumov naprej računi B2B v papirni obliki, Wordu, Excelu ali nestrukturiranem PDF- ju ne bodo več veljavni kot običajna oblika v odnosih med podjetji in strokovnjaki v Španiji, čeprav bodo še vedno mogoči v odnosih s končnimi potrošniki (B2C) in v primerih izjem, ki jih podrobno opisuje sama uredba.
Obveznost poročanja o statusu računov
Ena glavnih novosti novega sistema je, da presega elektronsko izdajanje računov. Uvaja popolno sledljivost življenjskega cikla računa z obveznostjo poročanja o njegovih najpomembnejših statusih.
Uredba določa, da je treba vsak ključni mejnik na računu sporočiti elektronsko v največ štirih koledarskih dneh (brez sobot, nedelj in državnih praznikov):
- Izdaja računa.
- Prejem in sprejetje ali zavrnitev (popolna ali delna, če je izbrano, da se ta komercialni primer tudi prijavi).
- Polno gotovinsko plačilo z navedenim datumom.
- Neobvezno, delno plačilo, znesek in prenos na tretje osebe za izterjavo ali plačilo, z identifikacijo prevzemnika.
Te informacije se lahko posredujejo prek rešitve za javno izdajanje računov ali zasebnih platform , odvisno od primera, vendar vedno ob upoštevanju zelo kratkih rokov. To bo od podjetij in samozaposlenih zahtevalo vzdrževanje veliko bolj digitaliziranega in posodobljenega sistema za upravljanje blagajne in terjatev, vključno z upravljanjem plačil SEPA.
Poleg tega so predvidene prehodne ureditve za obveznost poročanja o statusih plačil v podjetjih zunaj SII: na primer, omenja 36 mesecev od odobritve uredbe za podjetnike s prometom manj kot 6 milijonov evrov in 48 mesecev za nekatere strokovnjake, čeprav se te številke lahko prilagodijo v skladu s končnim besedilom OM.
Javna rešitev za elektronsko izdajanje računov in zasebne platforme
Novi španski sistem elektronskega izdajanja računov B2B se opira na dva glavna kanala izmenjave:
- Zasebne platforme za elektronsko izdajanje računovupravljajo tehnološka podjetja ali storitveni subjekti.
- Rešitev za javno elektronsko izdajanje računov, brezplačno in s strani AEAT.
Javna rešitev mora biti na voljo vsaj dva meseca pred prvo dejansko uporabo kraljevega odloka za podjetja in strokovnjake, ki morajo izdajati in prejemati elektronske račune. Ta javna platforma bo služila tudi kot centralno skladišče za vse elektronske račune in sporočene statuse v skladu z letnim načrtom davčnega in carinskega nadzora španske davčne agencije (AEAT).
Če izmenjava poteka v celoti prek zasebnih platform, je treba kopijo vsakega računa samodejno vnesti v javni sistem elektronskega izdajanja računov. To zagotavlja, da bo imela španska davčna agencija (AEAT) vedno dostop do strukturiranih informacij, tudi če si podjetja izmenjujejo račune prek zasebnih kanalov.
Da bi zagotovili, da nobeno podjetje ni "vezano" na eno samo platformo, uredba krepi interoperabilnost in medsebojno povezanost med zasebnimi platformami . Poleg tega mora podjetje, ko prejema svoje elektronske račune, v celoti ali delno, prek zasebne platforme, javno objaviti svojo vstopno točko za račune (na primer na svoji spletni strani ali v komunikaciji z dobavitelji). Če tega ne stori, se bo domnevalo, da je njegova vstopna točka lastna javna rešitev davčnega organa.
Opredelitev in oblika novega obveznega elektronskega računa
Kraljevi odlok 238/2026 in z njim povezana tehnična besedila opredeljujejo obvezni elektronski račun B2B kot strukturirano datoteko za avtomatizirano branje . Ne gre zgolj za vizualni dokument, kot je navaden PDF, temveč za datoteko, zasnovano tako, da lahko stroji nedvoumno berejo in obdelujejo podatke.
Račun mora biti skladen z evropskim semantičnim podatkovnim modelom EN 16931 in uporabljati eno od sprejetih strukturiranih elektronskih oblik, vključno z:
- XML CEFACT/ZN.
- UBL.
- EDIFACT.
- Facturae (uradni španski format, ki temelji na XML).
Ti formati omogočajo strukturiranje polj, kot so davčne identifikacijske številke, davčne osnove, davčne stopnje, stopnje DDV, opisi blaga ali storitev, plačilni pogoji, popusti itd., na način, da ni prostih interpretacij, odvisno od uporabljene programske opreme.
V praksi to pomeni, da papirnati, Wordovi, Excelovi ali nestrukturirani PDF računi ne bodo več veljavni kot standardna oblika za transakcije med podjetji v Španiji, ko bo obveznost začela veljati, čeprav bodo še vedno dovoljeni v poslovanju med podjetji ali v drugih primerih, na katere ne vpliva zakon Crea y Crece.
Vloga formata Facturae in njegov vpliv na sektorje, kot je promet
Med sprejetimi formati ima Facturae še posebej pomembno mesto v Španiji. Je uradni model elektronskega računa, ki se pogosto uporablja pri poslovanju z vladnimi agencijami in je vse bolj razširjen v sektorjih, kot sta promet in logistika.
Sistem Facturae temelji na strukturirani datoteki XML, trenutne različice 3.2.2, ki jo je opredelilo Ministrstvo za gospodarske zadeve. Vsak podatek ima določeno lokacijo in stroga pravila validacije , kar zmanjšuje napake, zavrnitve in neskladja v zneskih ali vrsticah faktur.
V transportnih in logističnih verigah delo s fakturami in drugimi strukturiranimi formati omogoča avtomatizacijo branja računov s strani sistemov TMS, ERP in logističnih platform , poenostavlja sledenje davkom in zmanjšuje spore, ki izhajajo iz nejasnih formatov.
V tem sektorju se uvedba obveznega elektronskega izdajanja računov med podjetji prekriva z drugimi zahtevami, kot so zahteve glede programske opreme Verifactu ali proti goljufijam, zato številna prevozna podjetja že pospešujejo prehod na sinhronizacijo podatkov o obračunavanju z logistično dokumentacijo (prevozni nalogi, dobavnice, eCMR itd.).
Kdo mora upoštevati predpise in glavne izjeme
Obveznost uporabe elektronskega izdajanja računov velja za vse transakcije med podjetji in strokovnjaki na španskem ozemlju (odnosi B2B). Z drugimi besedami, kadar je ena stranka podjetje ali samozaposlena oseba, druga pa deluje tudi kot taka, velja splošno pravilo izdajanja in prejemanja strukturiranih elektronskih računov.
Naslednje operacije so trenutno izključene:
- B2Codnosi s potrošniki ali končnimi strankami, kjer obvezno elektronsko izdajanje računov ni potrebno.
- V kateri od strank nima sedeža ali stalne poslovne enote v Španiji, niti stalnega prebivališča ali običajnega prebivališča za namene operacije.
- Določeni poenostavljeni računi ali posebne operacije, ki jih lahko minister izključi z uredbo.
- V določenih primerih se računi izdajo prostovoljno brez obveznosti izstavitve računa.
Poleg tega obveznost ne vpliva na vse enako hkrati. Najprej bodo vključena podjetja s prometom, ki presega 8 milijonov evrov , nato preostali poslovni sektor in nazadnje bo v celoti izpolnjena obveznost predložitve izpiskov računov v določenih rokih.
Razmerje med elektronskim izdajanjem računov B2B in Verifactu
Sočasno izvajanje več reform je povzročilo precejšnjo zmedo. Na eni strani je obvezno elektronsko izdajanje računov med podjetji, ki izhaja iz zakona Crea y Crece, na drugi strani pa sistem Verifactu in programska oprema za boj proti goljufijam, ki ju predpisuje zakon 11/2021.
Verifactu je bil ustvarjen z drugačnim namenom: za boj proti davčnim goljufijam z zagotavljanjem, da sistemi za izdajanje računov zagotavljajo celovitost evidenc in, kjer je to primerno, samodejno pošiljajo informacije španski davčni agenciji (AEAT). Njegova uporaba s strani podjetij in samozaposlenih je prostovoljna (čeprav bo uporaba certificirane programske opreme obvezna v določenih časovnih okvirih).
V nasprotju s tem je elektronski računi B2B namenjeni predvsem boju proti zamudam pri plačilih in izboljšanju plačilnih pogojev , saj zagotavljajo popolno preglednost skozi celoten življenjski cikel vsakega računa. Obe metodi vključujeta pošiljanje datotek španski davčni agenciji (AEAT), vendar se njuna struktura, vsebina in cilji razlikujejo.
Kar zadeva časovnico, je vlada obvezno uvedbo sistema Verifactu preložila na leto 2027 , pri čemer je ohranila enak časovni načrt, vendar ga premaknila za eno leto, medtem ko je elektronsko izdajanje računov med podjetji odvisno od objave ministrskega odloka, ki razvija kraljevi odlok 238/2026. To pomeni, da njihovi roki niso popolnoma usklajeni, čeprav bodo številna podjetja izkoristila isti postopek posodabljanja programske opreme, da bi izpolnila obe zahtevi.
Certificirana programska oprema za obračunavanje in roki za preprečevanje goljufij
Zakon o boju proti goljufijam iz leta 2021 določa, da morajo sistemi za elektronsko izdajanje računov izpolnjevati vrsto tehničnih zahtev glede integritete, sledljivosti in nadzora . To se odraža v certificirani programski opremi in, kjer je to primerno, v možnosti pošiljanja podatkov prek sistema Verifactu.
Časovni načrt izvajanja teh zahtev je postopno uvajan in med drugim vključuje:
- 29 julij 2025Proizvajalci in distributerji programske opreme bodo lahko ponujali le certificirane programe za obračunavanje.
- 1 januar 2027Zavezanci za davek od dohodkov pravnih oseb (npr. družbe z omejeno odgovornostjo ali delniške družbe) bodo morali po odlogu, o katerem se je dogovorila vlada, uporabljati certificirano programsko opremo.
- 1 julij 2027: tudi ostale zavezane strani (fizične osebe, civilna podjetja itd.) morajo uporabljati certificirano programsko opremo.
Vzporedno bo Verifactu aktiviran kot prostovoljni sistem za samodejno pošiljanje evidenc o obračunavanju španski davčni agenciji (AEAT). V praksi to pomeni, da bodo leta 2025, 2026 in 2027 leta pomembnega prehoda, v katerem se bodo podjetja in strokovnjaki postopoma oddaljili od starega modela obračunavanja v veliko bolj regulirano digitalno okolje.
Trenutno stanje: zakaj še vedno ni "zaprtega" datuma in kaj pričakovati
Trenutno ni mogoče določiti natančnega datuma, kdaj bo elektronsko izdajanje računov med podjetji obvezno za vsa podjetja, saj končna besedila ministrskega odloka , ki bo razvil kraljevi odlok in določil ključne tehnične vidike, še niso bila sprejeta.
Vendar pa je na podlagi že objavljenega in zgodovine javnih obravnav osnutkov mogoče orisati verjeten scenarij:
- V letih 2025 in 2026 so bili osnutki predpisov prilagojeni, pričakuje pa se tudi odobritev ministrskega odloka, ki bo razvil španski sistem javnega elektronskega izdajanja računov.
- Obstaja možnost, da bo ta ministrska odredba objavljena med koncem 2026 in 2027, čeprav je politični cilj, da se to zgodi pred 1. julijem 2026.
- Kraljevi odlok bi začel veljati po datumu objave 12 mesecev za velika podjetja y 24 mesecev za preostanek, z dodatnimi obveznostmi predložitve računov, ki bi se lahko podaljšali na 36 ali 48 mesecev, odvisno od velikosti in narave zavezanca.
Strokovne organizacije in združenja samozaposlenih menijo, da je leto 2027 prvo pravo leto obveznosti za podjetja z več kot 8 milijoni prihodkov, za preostanek pa leto 2028, pri čemer bo glavnina izvajanja ostala v teh dveh letih.
Kako se pripraviti: programska oprema, usposabljanje in postopen prehod
Čakanje na neizbežno obveznost je verjetno najslabši možen pristop. Podjetja, ki se najbolje odrežejo, se odločajo za nemoten in proaktiven prehod ter izkoriščajo manevrski prostor, ki ga zagotavljajo predpisi, za prilagoditev svojih procesov in orodij.
Ključni prvi korak je izbira dobre programske opreme za izdajanje računov in računovodstvo , ki je združljiva s strukturiranimi formati (Facturae, UBL itd.) in skladna z zakonom Crea y Crece ter zahtevami zakona o boju proti goljufijam in sistema Verifactu. V idealnem primeru bi moral biti sistem:
- Z intuitivnim in enostavnim vmesnikom.
- Možnost integracije z drugimi programi (ERP, CRM, TMS itd.).
- Prilagodljivo, skalabilno in po možnosti v oblaku za dostop od koder koli.
- Zmožen avtomatizacije nalog, kot so ustvarjanje naročil, dobavnic, računov in sledenje plačil.
Močno orodje je malo uporabno, če ga ekipa ne uporablja pravilno. Zato je bistveno oblikovati notranji načrt usposabljanja , v katerem je opredeljeno, kdo v podjetju obravnava obračunavanje, katere naloge opravlja in kakšno dodatno usposabljanje potrebuje. Pogosto največja ovira ni tehnologija, temveč delovne navade.
Prav tako je zelo priporočljivo načrtovati postopen digitalni prehod : ne gre za spremembo vsega naenkrat, temveč za zamenjavo papirnatih ali PDF-postopkov s strukturiranimi delovnimi tokovi, pregled notranjih postopkov odobritve in povezavo sistema izdajanja računov z računovodstvom in platformami, ki jih zahtevajo stranke. Poleg tega je vredno razmisliti o javnem financiranju in digitalnem kompletu za lažjo tehnološko nadgradnjo.
Nenazadnje je priporočljivo, da se pogovorite s strankami in dobavitelji, da ugotovite njihove načrte. V mnogih primerih bodo pritiski velikih podjetij prisilili mala in srednje velika podjetja ter samostojne podjetnike, da preidejo na elektronsko izdajanje računov, še preden bodo to zakonsko obvezno, preprosto zato, ker sicer ne bodo mogli normalno nadaljevati s temi strankami.
Ves ta regulativni in tehnični okvir vodi do zelo jasne ideje: tisti, ki začnejo ukrepati zdaj, se lahko mirno prilagodijo, preizkusijo rešitve, usposobijo svojo ekipo in tisto, kar je na papirju zakonska obveznost, spremenijo v resničen vzvod za učinkovitost, nadzor nad zakladnico in izboljšanje odnosov s strankami in dobavitelji, medtem ko bodo tisti, ki bodo čakali do zadnje minute, prisiljeni uvesti kritične spremembe v časovnem okviru, z večjim tveganjem napak, kazni in operativnih napetosti.
